La gestione strategica del processo di off boarding

All’interno di un’ azienda, il ciclo di vita di un dipendente è composto da diverse fasi. Tra queste, quando e se occorre, può figurare certamente il processo di off – boarding.

Innanzitutto, con il termine off – boarding si intende il processo di separazione tra lavoratore e azienda che occorre nel momento di cessazione del rapporto di lavoro.

E’ un momento delicato e spesso intenso dal punto di vista emotivo e noi di Direction sappiamo quanto sia importante non trascurarne una corretta gestione, anche perchè un’ esperienza positiva di uscita può portare non pochi vantaggi al Brand aziendale.

Come si evince dai dati della Nota relativa al IV trimestre 2022 (1), lo scorso anno, in Italia, si è raggiunto il numero di 2.197.644 dimissioni: un dato in costante crescita dal 2018, anno in cui le cessazioni dei rapporti di lavoro richieste dal lavoratore erano 1.595.688, con un’eccezione a riguardo del 2020, che fa pensare al rischio conseguente ad un eventuale recesso dal contratto in un momento di grave crisi economica e del mercato del lavoro.

Analizzando i dati delle cessazioni del 2022, indipendentemente dalla loro causa, ci si imbatte in 12.158.986 casi, e per quanto riguarda le cessazioni a tempo indeterminato si tratta del valore più elevato dell’ultimo decennio (2).

In un periodo storico in cui il turn over diventa prassi aziendale e personale, la mancanza di strategia rispetto al processo di off – boarding può diventare un rischio anche economico, nonostante possa apparire, a primo acchito, come un extra che non incide sulla produzione aziendale.

Infatti, scongiurare la possibilità che si continuino a pagare benefici agli ex lavoratori è forse la problematica meno incisiva per l’azienda che, in assenza di una buona pratica, si troverebbe nella posizione di dover far fronte ad un gap logistico difficile da colmare efficacemente ed in termini brevi. Ogni figura apporta al team un potenziale tecnico-operativo e personale unico ed individuale; pertanto, il processo di riassemblamento del gruppo potrebbe non essere agevole.

Il Talent Management non si limita, infatti, ad un buon on- boarding o ad una politica di talent retention efficace; eppure, come riportato da un articolo (3) dell’Harvard Business Review, le organizzazioni sono più dedite, in termini di tempo e di risorse, al processo di assunzione e di mantenimento del personale, piuttosto che al processo di chiusura del rapporto, pratica che avrebbe il privilegio di creare valore a lungo termine.

Uno studio (4) del 2019 condotto da PeoplePath e dalla Cornell University rivela che il 15% del personale assunto provenga proprio dalle liste degli ex-lavoratori dell’organizzazione, e che un terzo di coloro che lasciano l’azienda di provenienza mantenga i rapporti con essa dopo la cessazione del rapporto lavorativo, come clienti o partner, ragion per cui un follow-up costante può fare la differenza, determinando non solo i cosiddetti “dipendenti boomerang” ed eventuali future partnership, ma anche il mantenersi di una relazione che vada oltre gli adempimenti lavorativi, fondata sul supporto che l’azienda può dare ad un ex-dipendente che potrebbe diffondere la cultura aziendale attraverso una buona employee advocacy.

A questo proposito, è bene ricordare anche la regola comportamentale “del picco e della fine” di Kahneman, secondo cui le persone giudicano un’esperienza non sulla base della somma totale e omogenea di tutti gli avvenimenti ma, in gran parte, a seconda di come esse si sono sentite al suo apice e alla sua fine: quale migliore pratica, allora, di un adeguato off – boarding per stimolare un buon ricordo in coloro che potranno generare una buona reputazione aziendale all’esterno?

Illustrati quindi i motivi per cui un’organizzazione non debba mai sottovalutare l’off – boarding, ci possiamo quindi chiedere: qual è, quindi, l’identikit di un off – boarding strategico?

Innanzitutto, prima di dare il via alla fase di separazione, le risorse umane dovrebbero assicurarsi che la cessazione del rapporto lavorativo sia una decisione aziendale adeguata, se la scelta proviene dall’organizzazione stessa. In caso di dimissioni volontarie, sarebbe opportuno valutare l’eventualità di una controproposta che possa andare incontro alle esigenze del lavoratore e metterlo nella condizione di poter trovare all’interno i vantaggi che cerca o che gli sono stati promessi altrove.

Ottemperare gli obblighi legali è spesso l’unica pratica di off – boarding messa in atto: essa ha il compito di difendere l’azienda dal rischio di eventuali contenziosi e, pertanto, deve essere effettuata in modo accurato e trasparente; ciononostante, essa non deve assurgere a unica pratica inerente al processo di separazione tra dipendente e organizzazione.

Anche le risorse aziendali online devono essere protette da potenziali minacce esterne, motivo per cui è opportuno controllare che vengano annullate eventuali autorizzazioni e sospesi gli account aziendali, riassegnate le licenze ad altri utenti, revocati gli accessi ai siti utilizzati in fase di lavoro, resettate le password, e che venga impedito l’inoltre di e-mail e la condivisione di file (5). Inoltre, come viene suggerito dall’articolo “Off- boarding dei dipendenti: Perché le aziende devono colmare un gap cruciale nella loro strategia di sicurezza”, potrebbe essere utile monitorare tecnologicamente le attività sospette del lavoratore che potrebbe voler esportare dati o documenti inerenti al proprio lavoro ma non di sua proprietà intellettuale, come liste di clienti o progetti avviati (6).

In caso di licenziamento, Nayak e Park (7) suggeriscono che venga fornita al personale in uscita un’adeguata assistenza al ricollocamento (o outplacement) attraverso, ad esempio, feedback del curriculum vitae, specifiche formazioni utili ad affrontare i prossimi colloqui o career assessment.

Al contrario, indicati come una pratica utile a raccogliere informazioni a riguardo della percezione che i dipendenti hanno dell’impiego, dell’ambiente lavorativo e delle sue condizioni, i colloqui di uscita dovrebbero essere riservati a coloro che volontariamente hanno deciso di recedere dal contratto (8). Le cosiddette “exit interviews”, tuttavia, sono poco praticate nel mercato del lavoro italiano, dove la maggior parte delle organizzazioni evita questa tipologia di colloqui (9), malgrado la potenzialità che essi possiedono di smascherare criticità interne al sistema aziendale e di evidenziare opportunità di miglioramento (10).

Per far sì che il feedback finale rispecchi, per quanto possibile, l’opinione autentica del lavoratore, l’intervista dovrebbe essere standardizzata e condotta online, a meno che il dipendente sia considerato una risorsa ad alto potenziale: in questo caso sarebbe preferibile che l’exit interview venisse effettuata di persona. Inoltre, un HR dovrebbe essere deputato a questa mansione, o comunque un dipendente neutrale che, garantendo la confidenzialità delle informazioni, favorirebbe l’emergere di pareri sinceri. Anche assumere un consulente esterno potrebbe stimolare il dipendente a confessare le cause di problematicità riscontrate durante il lavoro (11).

Infine, lo studio suggerisce di redigere un’ulteriore intervista dopo 3/6 mesi dalla cessazione del rapporto e di combinare i dati ottenuti con quelli dell’exit interview vera e propria, al fine di captare una fotografia il più possibile aderente alla realtà aziendale, e quindi priva di possibili bias (12).

Per concludere, sebbene le organizzazioni italiane non rechino i dovuti accorgimenti ed investano le opportune risorse alla pianificazione strategica dell’off – boarding, la fase finale del rapporto lavorativo tra azienda e dipendente dovrebbe essere curata nel dettaglio. Il vantaggio che ne deriverebbe sarebbe la minimalizzazione di eventuali rischi legali ma, in particolar modo, la raccolta di dati utili a migliorare le condizioni del personale rimanente, evitando perciò future perdite di talenti causate dalle medesime motivazioni. Infine, un corretto e strategico off – boarding può potenzialmente generare futuri on- boarding derivanti dal feedback positivo dell’ex-dipendente.

Direction  si propone come partner per le Aziende nel delicato processo di gestione strategica dell’off – boarding, mettendo a disposizione i suoi servizi di consulenza con l’obiettivo di minimizzare le criticità emergenti e consolidare l’immagine del Brand aziendale.

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